I Danmark har vi mange regler, som virksomhederne skal overholde. Derfor kan almindelige dagligdagssituationer i mange tilfælde volde problemer, der ganske uforsætligt kan få en virksomhed på kant med loven. Trods de bedste intentioner, opstår der ifølge Jens Haugaard, der er specialist i lovgivning og CEO i konsulenthuset Mediator, nemt fejl, forglemmelser og misforståelser, uden at en eneste ansat ænser det.
– Langt de fleste virksomheder har helt styr på alle deres procedurer, godkendelser og certificeringer, men der er tre simple årsager, der giver rigtig mange virksomheder problemer, og som man derfor børe være særligt opmærksomme på, siger Jens Haugaard.
Nye centrale medarbejdere
Hvis nøglepersoner som compliancemanageren, produktionschefen eller indkøbschefen forlader sin stilling, risikerer man at miste meget viden, som ingen andre i virksomheden kender til.
– Kritisk viden om produktionen, leveringsnettet og virksomhedens certificeringer, bør altid forankres flere steder i virksomheden, så den viden ikke går tabt eller ikke gives ordentligt videre ved et medarbejderskifte. Ellers kan det hurtigt glippe med at vedligeholde de standarder og certificeringer, som er helt essentielle for at drive en forretning, der er i overensstemmelse med lovgivningen, siger Jens Haugaard.
Nye leverandører
Alene i EU kan der være store forskelle på lovgivningen landene imellem, og det skal man være opmærksom på, hvis en leverandør bliver udskiftet. Alle led i ens supply-chain skal overholde dansk lovgivning, også hvis en del af produktionen er outsourcet til udlandet, eller hvis man importerer en færdiglavet vare fra en udenlandsk virksomhed.
– Der er for eksempel sæsonvarer eller legetøj, som stiger voldsomt i popularitet, men som ikke bliver tjekket ordentligt igennem, inden det skubbes ud på markedet. De populære Squishies viste sig eksempelvis at indeholde farlig kemi, og det blev først opdaget efter salgstallene var skyhøje. Compliance skal altid prioriteres på samme niveau som godt købmandskab og tages med fra allerførste step i processen, siger Jens Haugaard.
Ændring i produktionen
En virksomheds forsikringer skal svare til aktiviteterne. Benyttes der for eksempel ny maling, brandfarlige væsker eller kemi i produktet, skal alle regelsæt, certificeringer og APV’er opdateres for hele virksomheden.
– Vi oplever ofte, at virksomheders forsikring ikke dækker deres nuværende aktiviteter, fordi man ikke har holdt dem up-to-date med udviklingen i virksomheden. Går noget galt i produktionen, eller bliver en forbruger syg, kan det i værste tilfælde føre til, at virksomheden går konkurs. Så er man det mindste tvivl om, hvorvidt ens virksomhed eller arbejdsplads overholder lovgivningen, bør man søge hjælp hos en ekspert, siger Jens Haugaard.