Er din virksomhed vokset og ligeledes antallet af firmabiler? Har du lidt svært ved at overskue, hvor de enkelte medarbejdere er i løbet af arbejdsdagen? Så er det tid til at sætte dig ind i, hvad flådestyring er. Du tænker måske, at dine 5 firmabiler næppe kan kaldes en flåde, men når det kommer til brugen af et flådestyringsprogram giver det allerede store fordele ved 5 biler.
Mindsk dit tidsforbrug og få overblik
Hvis du har din egen virksomhed indenfor service- eller håndværkerfaget og har nået en vis størrelse, ved du, hvor meget tid du bruger på koordinering af medarbejdere og opgaver. Den tid kan du mindske med et flådestyringsprogram. Programmet giver dig nemlig mulighed for at følge alle dine biler hele dagen igennem. Du får med andre ord det store overblik over, hvor dine medarbejdere er og, hvor længe de er der. I tillæg til programmet, er det også muligt at downloade en app, der gør det let for dig at bevare overblikket over dine køretøjer, selvom du ikke er på kontoret. Det giver dig frihed og fleksibilitet i hverdagen.
Præcise data
Når du benytter et flådestyringsprogram, skal der placeres en GPS-tracker i alle dine firmabiler. Det er via deres signaler, du kan følge bilerne på et kort på din computer. GPS er et satellitstyret system og meget præcist. Det bliv i 70’erne udviklet til militært brug i USA. Siden blev det frigivet, så civile også kunne få glæde af det. Siden 2010 har der kun været en fejlmargin på 5 meter, hvilket gør det til et meget pålideligt system. Det vil sige, at de data som flådestyringsprogrammet samler ind er meget præcise.
Dataene kan bruges til flere ting
De data som indsamles kan du få glæde af på flere måder. Først og fremmest viser de dig her og nu, hvor dine medarbejdere befinder sig og, hvem af dem du eventuelt skal sende afsted til en akut opgave, fordi han eller hun er tættest på. Dataene kan også vise dig medarbejdernes kørselstid og køreruter. I tillæg kan programmets historik hjælpe med at skabe afklaring, hvis en kunde tvivler på en fakturas rigtighed eller modtagelsen af en levering. Du kan nemlig i historikken præcist se, hvornår og hvor længe din medarbejder var hos kunden. Dataene kan sågar føres over i andre af de programmer du anvender til ordrestyring, sagsstyring og økonomi. Det vil gøre dele af administrationen meget lettere for dig.
Husk at give medarbejderne besked
Det du skal huske, inden du går i gang med at bruge flådestyringsprogrammet og dermed installere GPS-trackere i alle dine firmabiler, er, at dine medarbejdere skal have besked på forhånd. Det er ulovligt at sætte en tracker i en firmabil uden at give besked om det til den, der skal køre i bilen. Det er ulovlig overvågning. I virkeligheden er det ofte ikke en god ide blot at fortælle medarbejderne, at nu er der en tracker i deres bil, så du kan følge deres færden dagen lang. Det vil af mange blive taget ilde op og betragtet som en ubehagelig overvågning og måske set som et tegn på mistillid fra din side.
Involver dem gerne i processen
Det bedste, du kan gøre, er faktisk at involvere dine medarbejdere fra starten af og være omhyggelig med at forklare hvorfor, du synes det er gavnligt at benytte flådestyring. De skal forstå, at det ikke er for at overvåge deres arbejde, men for at effektivisere virksomheden og give den et fortrin fremfor konkurrenterne. Det er også en rigtig god ide at involvere dine medarbejdere i, hvad de indsamlede data må bruges til. Du kan finde retningslinjer udarbejdet af LO og DA for brugen af GPS-sporing i forbindelse med medarbejdere.